Por primera vez, cualquier persona podrá revisar el estado de los comprobantes electrónicos que recibe y que emite, con el objetivo de reducir los riesgos de fraude y de errores. Para realizar las consultas y asegurarse de que todo esté en orden, los usuarios tendrán dos cambios, ambos disponibles en el portal la Administración Tributaria Virtual (ATV).

¿Cómo funciona?

El nuevo sistema faculta a cualquier persona para que pueda ingresar y consultar el estado del comprobante, aunque no esté inscrito como contribuyente. La segunda manera es para los obligados que estén inscritos en Registro Único Tributario (RUT), los cuales solo deben acceder con su usuario y contraseña al ATV.

Para la primera opción, los interesados deberán ingresar al sistema y buscar el apartado de Consulta Información Tributaria y luego el de “Verifique su comprobante”. Para poder realizar la consulta de si la factura fue aceptada o rechazada, quien hace la consulta deberá tener a disposición la clave numérica de 50 dígitos del comprobante.

Una vez completado el proceso, el interesado podrá chequear datos relevantes como tipo de documento, fecha en la que se emitió, información del comercio en el que se efectuó la transacción y otros elementos.

Esta será la primera vez desde el 2019, año en el que se decretó obligatorio emitir las facturas electrónicas, que Tributación da acceso a terceros para que revisen las informaciones.

Por su parte, la consulta privada, es decir, la que realizan los contribuyentes inscritos en el RUT pueden acceder al sistema con su usuario y clave para consultar los comprobantes electrónicos por emisor o receptor bajo los criterios de número de identificación, tipo de documento y rango de fecha. Allí se les desplegará un documento tipo Excel con información relevante del documento como emisor, receptor, detalles de la transacción y por supuesto el estado del comprobante.

“Este archivo facilita la realización de controles y cruces de información para asegurar el cumplimiento adecuado de las obligaciones fiscales, como por ejemplo el que los comprobantes electrónicos para que sean considerados como deducibles del Impuesto sobre las Utilidades”, aseguró Reychell Rojas, socia de impuestos de la firma Grant Thornton.

De acuerdo con la especialista, ofrece importantes beneficios para los contribuyentes al fomentar la transparencia y trazabilidad en las operaciones fiscales; ya que los contribuyentes podrán realizar un seguimiento detallado del estatus a nivel tributario de las facturas electrónicas, notas de crédito y débito emitidas a su nombre al basarse en los datos oficiales gestionados por la Administración Tributaria.

Esta herramienta será clave para reducir errores y fraudes al confirmar directamente el estado y la autenticidad de los comprobantes.

¿Por qué es importante?

Este sistema aplicará tanto para contribuyentes independientes (freelancers) como para las empresas y la idea es evitar cualquier anomalía o intentos de fraude a Hacienda. Con la ayuda de Bryan Mora, socio de impuestos y legal de Deloitte, le explicamos dos casos para comprender mejor la situación.

Por ejemplo, si una persona tiene un negocio propio y realiza una compra de materia a un proveedor va a recibir una factura electrónica por este servicio. Para asegurarte de que esta factura sea válida y pueda ser utilizada para deducir impuestos, tanto de IVA como de Renta, la persona puede ingresar los datos de la factura en la herramienta de verificación de Hacienda.

Si la factura presenta algún error o inconsistencia (por ejemplo, datos incorrectos del emisor o receptor, falta de algún requisito legal), el sistema indicará que ha sido rechazada. En este caso, se debe contactar al proveedor para que emita una nueva factura correcta y una nota de crédito por la factura con errores.

En este otro caso, supongamos que una persona es cliente de determinada empresa de Internet y recibió una factura por monto excesivo o por un servicio que no contrató. Al verificar esta factura en la herramienta de Hacienda, se podrá confirmar que se trata de un intento de fraude y tomar las medidas correspondientes, que puede ser comunicarse con Hacienda para establecer la denuncia respectiva.

Desde que se implementó la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas, quienes las emiten deben compartirla en formato XML para su aceptación en Hacienda. Con la validación del archivo XML, la Dirección General de Tributación da garantía al adquirente del bien o del servicio que el comprobante respalda válidamente la operación económica y que el impuesto trasladado será entregado al Estado.

En caso de rechazo del mensaje de confirmación por parte de la Administración Tributaria, el comprobante electrónico carecerá de validez y el emisor debe emitir de forma inmediata un nuevo comprobante, en el que se indique cuál es el comprobante que se está sustituyendo y una vez generado el nuevo, será remitido automáticamente al receptor.

Detección de facturas falsas

El Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica advierte a los contribuyentes que la Administración Tributaria con esta medida estará vigilando más de cerca el uso de los comprobantes electrónicos, para identificar las facturas falsas que se están moviendo en el comercio, como parte de su plan de fiscalización.

“Estas facturas se están emitiendo, según Tributación, de forma anómala y consecutivamente, sobre todo a ciertas horas de la noche, lo que deja entrever, por los montos y por el volumen; que no corresponden a actividades comerciales reales, sino a actividades que constituyen una “fachada”, explicó Dunia Zamora, presidente de la entidad.

De acuerdo con Zamora, es esencial contar con la factura gráfica y verificar si cumple con todos los requisitos pues Hacienda está detrás para identificar quién está emitiendo masivamente este tipo de comprobantes electrónicos, para poner la denuncia penal.

Sanciones por incumplimientos

Con esta nueva situación, es clave que los contribuyentes que trabajen con proveedores de facturas electrónicas estén en constante comunicación con ellos para que realicen las actualizaciones correspondientes.

Además, según el Código de Normas y Procedimientos Tributarios, cuando no se emitan las facturas electrónicas ni se remita remisión del archivo XML conllevará multas económicas y hasta cierres temporales de los negocios.