Un novedoso sistema que transforma y moderniza los procesos de auditoría, al facilitar su automatización integral, acelerar todas sus fases y reducir el margen de error humano, mejorando la eficiencia y eficacia operativa, es utilizado por el Ministerio de Hacienda desde este mes de diciembre. Se trata del Sistema Informático de Auditoría (SIA), el primer software desarrollado por Hacienda Digital.
“Nos sentimos muy optimistas por el avance que ha mostrado Hacienda Digital este año. Anunciamos hoy el primero de muchos cambios importantes que vendrán, tanto en materia tecnológica como en la forma de hacer gestión pública. SIA marca un antes y un después en la modernización de los procesos administrativos del Ministerio de Hacienda, permitirá maximizar la planificación, análisis, comunicación y seguimiento de los casos de auditoría interna, lo que mejorará la transparencia, asignación y uso de recursos, factores fundamentales en cualquier proceso moderno de gestión”, enfatizó Nogui Acosta Jaén, ministro de Hacienda.
SIA incluye una función de control para dar seguimiento al progreso de cada auditoría, en tiempo real, así como a su costo. También realiza notificaciones automáticas de informes y alertas de vencimiento de recomendaciones, lo que elimina las intervenciones manuales; esto permite que el personal se concentre en tareas de valor agregado y no en labores administrativas.
El SIA permite mejora la gestión de proyectos de auditoría al generar automáticamente y de manera segura un expediente para cada proyecto. Este expediente se actualiza en cada etapa de la cadena de valor, que incluye planificación, examen, comunicación y el seguimiento de recomendaciones.
“Antes, requeríamos enviar manualmente un oficio al director responsable del área a auditar, lo cual implicaba un trabajo administrativo importante. Ahora, con el nuevo software, el proceso se ha simplificado notablemente: al iniciar la auditoría en el sistema, este automáticamente notifica a los involucrados de la Administración Activa a través correo electrónico” explicó Ronald Fernández Romero, auditor interno del Ministerio de Hacienda.
Otra novedad es que las partes interesadas pueden consultar directamente el estado de sus recomendaciones, de manera rápida y segura, así como incluir directamente en el expediente digital de seguimiento, la información que le sea solicitada por parte de la Auditoría Interna, gestiones que anteriormente se tenían que realizar por medio de oficio y correo electrónico.
Adicionalmente, tiene un módulo para la gestión de libros de actas digitales y físicos, permitiendo tener un procedimiento más ágil, transparente y eficiente.
El software de SIA tuvo un costo de USD$57 mil, y tuvo una duración de cinco meses e incluyó las etapas de desarrollo y preparación al personal. Estuvo a cargo de la empresa Dinámica Consultores Internacional S.A, responsable de dar la capacitación requerida por los equipos técnicos de TI para el mantenimiento y actualización del Sistema, así como por los profesionales de Auditoría Interna que lo utilizarán en sus labores diarias.